Hoe automatisering helpt bij campagne coördinatie en planning

• Bij veel organisaties groeit het aantal campagnes, bijvoorbeeld door toegenomen gebruik van marketing automation en e-mail marketing.
• Als het aantal campagnes groeit, dan loop je het risico ontvangers te vaak te benaderen. Met een persoonlijke en geautomatiseerde campagneplanning voorkom je deze situatie.
• Door campagne coördinatie te automatiseren is het mogelijk om tijd te besparen, bereik te vergroten én klanten een persoonlijker ervaring te bieden.

Wat is geautomatiseerde campagne coördinatie en planning

Als je in een organisatie werkt die veel campagnes verstuurd, met meerdere merken werkt of met een groot marketing team, dan zal je wellicht herkennen dat de coördinatie tussen campagnes veel tijd vraagt.

Door het toegenomen gebruik van marketing automation zijn er steeds meer kleine campagnes en opvolgingacties, die elkaar behoorlijk in de weg kunnen zitten. Je wilt voorkomen dat iemand die net een aanbod heeft gekregen via leadgeneratie in dezelfde week een aanbod krijgt vanuit een bulkmailing. Ook kan het handig zijn om mensen die in een retentiecampagne zitten even uit te sluiten van andere aanbiedingen.

Stel dat je een bepaalde doelgroep wilt bereiken over verschillende merken heen, dan is het een behoorlijke uitdaging om zo’n campagne tussen alle lopende campagnes ingepland te krijgen.

De oplossing in dit geval is geautomatiseerde campagne coördinatie. Hiermee automatiseer je het inplannen van campagnes en content over merken op basis van prioriteit. Je bespaart tijd en optimaliseert het bereik vanuit campagnes.

In dit artikel komen de volgende zaken aan bod:

Automatiseren van verzenddruk
Inplannen van campagnes voor meerdere merken
Nooit meer campagnes uitstellen met een persoonlijke planning
Campagne management met Basedriver

Automatiseren van verzenddruk

Één van de eerste problemen waar campagnemanagers tegenaan kopen is de verzenddruk. Vooral bij bestaande klanten die van verschillende bronnen e-mail krijgen is de kans groot dat ze verschillende mailings tegelijk krijgen.

Dat hoeft niet altijd erg te zijn. Als je een dagelijkse nieuwsbrief ontvangt dan kan het geen probleem zijn om ook een commerciële e-mail te krijgen. Wat je absoluut niet wilt is dat klanten in dezelfde periode van verschillende campagnes andere aanbiedingen krijgen.

Daarom werken we met Basedriver met een puntensysteem voor contactdruk. Ieder klant krijgt een aantal ‘contactpunten’ toebedeeld. Vervolgens is het mogelijk om per type uiting (bijvoorbeeld nieuwsbrief, service, commercieel) en per kanaal (bijvoorbeeld e-mail, telemarketing, direct-mail) het maximaal aantal zendingen en het aantal punten toe te kennen.

De vraag is natuurlijk, wat gebeurt er als het bakje vol is? Daarvoor is het belangrijk om een prioriteit toe te kennen aan campagnes. Indien er een conflict is, dan gaat de campagne met de hoogste prioriteit voor.

Bij het aantal punten is het ook mogelijk om te bepalen of ze vervallen per dag, week of maand. Hierdoor is het mogelijk om business rules te creëeren die gelden voor een merk of juist voor de hele organisatie. Voorbeelden van dit soort business rules zijn:

• Verstuur maximaal één commerciële mailing per week per merk.
• Verstuur maximaal twee commerciële mailings per maand.
• Verstuur geen upsell mail als de klant de retentiecampagne ontvangt.
• Laat een klant maximaal twee keer per maand bellen door outbound telemarketing

Bepaal de verzenddruk per merk en per kanaal in Basedriver

Inplannen van campagnes voor meerdere merken

Bedrijven die met meerdere merken werken, zoals uitgevers, media bedrijven en veel financiële instellingen, zullen herkennen dat campagnes over merken heen ook afgestemd dienen te worden.

Een veel voorkomend campagne-voorbeeld is dat de opzeggers (oftewel bedankers) van merk A benaderd worden met een aanbieding van merk B. Uiteraard moeten de bestaande abonnees van merk B dan wel uitgesloten worden, dat spreekt voor zich.

Als je probeert hetzelfde te doen met meerdere merken, bijvoorbeeld de opzeggers van de merken A, B, C, D benaderen met aanbiedingen van de merken E en F, dan wordt het al een heel stuk ingewikkelder om de juiste selecties te maken, zeker aangezien de status van klanten ieder moment kan veranderen.

Een ander vraagstuk, in bovenstaande situatie, is een klant die opzegger is van zowel de merken A als B. Krijgt deze de campagne twee keer? Zo nee, vanuit welk merk dan wel?

In Basedriver hebben ook de merken prioriteit. De klant krijgt een multi-brand campagne automatisch vanuit het merk met de hoogste prioriteit. Deze campagne krijgt ook automatisch het juiste template met bijvoorbeeld de relevante uitschrijflinks.

Mocht de contactdruk voor dit merk al gevuld zijn, dan schakelen we automatisch over naar het volgende merk. Op die manier zorgen we ervoor dat je maximaal bereik genereert zonder de klanten teveel campagnes te sturen.

Nooit meer hele campagnes uitstellen met een automatische en persoonlijke campagneplanning

De contactdruk is één van de factoren om rekening mee te houden bij het maken van een campagne planning. Voor veel campagne managers is het plannen en afstemmen van campagnes een flinke klus waarbij hele campagnes uitgesteld worden ten gunste van andere campagnes.

Als je het inplannen van van campagnes automatiseert dan is het mogelijk om persoonlijke campagneplanningen te maken. Dit betekent dat iedere ontvanger een eigen campagne planning heeft met de campagnes waar hij of zij voor in aanmerking komt.

Hierdoor wordt een campagne alleen uitgesteld voor diegenen die in meerdere campagnes zitten. De rest ontvangt gewoon de campagne zoals gepland.

Een bijkomend voordeel van de persoonlijke campagneplanning is dat je ook campagnes kunt inrichten voor mensen die al een tijdje juist niets gehad hebben. Het is mogelijk om een campagne te maken met een lage prioriteit die doorlopend verzonden wordt. Door deze campagne een hoge contactdruk mee te geven zal deze alleen verzonden worden indien er geen andere campagnes zijn.

Veel bedrijven reserveren de hoogste prioriteit voor calamiteiten, hierdoor worden commerciële mailings automatisch uitgesteld als er een calamiteit is.

Andere zaken waar je rekening mee moet houden bij het maken van de persoonlijke campagne planning zijn:

• De opt-in waarvoor de ontvanger toestemming heeft gegeven (vanwege AVG);
• De merken waar de ontvanger lid van is of toestemming voor heeft gegeven;
• De laatste keer wanneer een klant een mail geopend heeft (vanwege deliverability);
• De andere kanalen die in de campagne zijn opgenomen en de contactdruk van die kanalen (bijvoorbeeld telemarketing);
• Het beste verzendmoment om een campagne te versturen (bijvoorbeeld op basis van machine learning).

Een persoonlijke campagneplanning is een bewegend geheel. Iedere nieuwe campagne en iedere actie van een ontvanger kan een verschil maken. Daarom berekent Basedriver continu een nieuwe campagneplanning op basis van een slim algoritme. Op die manier heb je altijd een actuele planning tot jouw beschikking.

Wil je meer weten over de voordelen van een geautomatiseerde campagne planning? Bekijk dan ook onze korte uitleg over campagne management in Basedriver.

Meestgelezen marketing artikelen

Uiteraard hebben we ook een marketing weblog. Marketing kan namelijk niet meer zonder marketing software. Met onze artikelen proberen we je te helpen relevantere campagnes te maken, meer resultaat te halen uit content én je omzet te vergroten.

Dit zijn de meestgelezen artikelen uit ons marketing weblog

E-mail marketing strategie: in vijf stappen meer omzet uit e-mail marketing
Marketing tools: een overzicht van onmisbare marketing tools voor B2B en B2C
Retentie marketing: 6 tips om te voorkomen dat abonnees opzeggen
Campagne management: een aanpak voor marketing teams

Over Basedriver

Basedriver is een digital marketing platform waarin content, data en campagnes bij elkaar komen. We zorgen ervoor dat B2B en B2C bedrijven hun content aan de juiste klant aanbieden door middel van persoonlijke nieuwsbrieven en e-mail marketing campagnes.

Basedriver staat voor:

• Een eenvoudige user interface met geautomatiseerde business ruling die zorgt dat marketeers zelfstandig kunnen werken met content, campagnes en data;
• Kwalitatieve marketing data door bounce en opt-in management, actieve checks op datakwaliteit en koppelingen met meer dan 2.000 apps en sites;
• Een persoonlijke contact- en contentplanning die het mogelijk maakt om automatisch de juiste content aan de juiste ontvanger aan te bieden.

Met Basedriver vergroot je je marketing database, verstuur je relevantere campagnes, haal je meer rendement uit content én genereer je meer klanten.

Wil je meer weten over Basedriver? Schrijf je dan in voor onze tweewekelijkse nieuwsbrief.

This post is also available in: English (Engels)